摘 要：事业单位的信息化建设已进入了新阶段，面对新技术新介质的出现，事业单位信息化建设需要突破技术瓶颈，推进互联互通，实现信息化建设的转型。面对思想认识、体制机制、信息安全等方面的不足，在路径选择上要着重在文档一体化、数据库建设、管理模式和数字化档案馆建设上进行优化，以信息化转型提升档案服务的效能。
关键词：事业单位；
档案信息化；
路径选择
事业单位的信息化建设已取得了阶段性成效，伴随大数据技术的迅猛发展，信息化建设进入了转型阶段，既有机遇又有挑战，需要顺势而为，以新技术的运用提升信息化效能，实现高质量提升。
1 机关事业单位档案信息化建设的现状
近年来，机关事业单位对信息化建设高度重视，已经形成一定的新经验新做法，信息化建设已取得阶段性的成效。
1.1 档案信息化建设的体制架构已经形成
目前，国家对档案信息化建设高度重视，已经将档案信息化建设纳入了数字中国建设内容。机关事业单位也紧跟国家部署安排，把信息化建设纳入档案工作的全流程，制定信息化建设远景目标，并投入资金配备专业设备和软件，开展系统的信息化专业培训，搭建档案管理信息化管理系统。在领导层面高度重视，把档案信息化工作纳入单位的经费预算，并与中心工作同部署、同安排、同检查。在系统层面，始终把档案信息化作为信息化建设的重点项目给予扶持，档案信息化理念得到普遍加強。
1.2 档案信息化基础设施建设初具规模
近几年来，在国家对机关事业单位办公用房严格规定的前提下，大部分单位以对档案工作高度负责的态度，专门建设了档案管理用房。库房建设严格按照九防要求，档案库房建设方案是利用大数据、人工智能、物联网等技术，对档案的存储、查询、利用、归还等全流程管理，实现档案资源的安全化、数字化、智能化、规范化管理，档案信息化管理驶上了快车道。
1.3 档案管理应用系统建设初呈网络化
按照国家分类有关规定，严格执行分类标准，目前，机关单位的档案类别主要有：文书档案、声像档案、会计档案、基建档案、设备档案、荣誉档案。大部分文书档案归档软件使用自动化办公系统，采用BMS构架，实行文书档案网络化目录级管理；
内部档案归档有的采用自行开发的专门业务软件，有效地提高了归档效率。这些软件系统均可与密集架管理软件实现无缝连接，并通过应用软件开启或关闭密集架[1]。声像档案的管理也进入数据化时代，有的档案室建立防磁库房，对磁带等进行了数据化加工，更好地留存了影响资料。这些应用软件的开发利用，重塑事业单位档案管理的模式，为档案管理从信息化向智能化转型打下坚实的应用基础。
1.4 档案信息化配套机制初步完善
制度建设迈出坚实步伐，大部分单位制定了较为完善的规章制度，档案管理的信息化整理加工规范、信息使用管理规定等，为信息化建设的持续快速健康发展提供制度保证。信息化档案意识深入人心，档案管理的信息化模式已经成为人们的自觉行为，从档案的产生到归档，实现全流程的信息化管理，改变过去仅有档案室统一信息化的管理模式，避免档案的丢失，保证齐全完整。档案信息化的质量大幅度提升，环节更加紧密，责任更加清晰，效率得到有效提升。
1.5 相互依托的衔接机制基本构建
机关档案室和信息技术部门在开展工作的过程中，是相互依托、互相弥补的关系。机关档案室在档案基础业务、人员技能方面具有优势，是机关档案信息化建设的中枢系统，管理着整个机关的档案收集、存储和开发利用，是技术部门开展信息化建设的基本方向。从信息化的角度来讲，技术部门在软件研发管理、系统维护、人员培训方面具有得天独厚的优势。两个部门的有效配合，能够高效地推动机关信息化水平的提升。近年来有的单位通过两者的通力合作，基本实现所有档案资源的全文数字检索，积累了电子档案生成、管理、归档、利用的事业单位实践管理经验，为其他单位提供可供参考的管理样本，也探索了新时代事业单位信息化建设的基本路径。
2 当前开展档案信息化建设的困境
2.1 从软硬件上来看，软件开发浪费现象还比较严重
目前来看，软件研发和应用存在的不一致的现象，有的单位购买或者自主研发的系统与其他系统不兼容或者共享利用困难，造成了资源浪费。主要表现在：一是单位上级顶层设计的软件系统部门不符合全系统的实际，难以在下级有效推广，这些软件主要解决的是信息共享问题，但难以实现内部文件的安全流转，主要依靠行政命令的方式加以推广。而下级机关为满足本单位的工作需要，有的自主研发、有的采取外包形式，但是由于缺乏标准，有的与上级系统无法衔接，造成了多个软件系统并存的现象。二是多个档案管理系统并存，进行多重数据的录入，但是系统之间难以形成有效连接和共享，无法进行高质量的数据互联互通，既浪费了人力物力，也造成了工作效率的低下。这其中主要是两方面原因造成的：一是系统内缺乏明确的建设标准和实施方案，软件应用工作混乱无规则[2]。二是缺乏整体的设计和组织，软件开发应用存在严重的浪费。就机关事业单位而言，牵头主管部门要切实负责，围绕国家的建设目标和规划任务谋划信息化建设，建立系统内的指标标准，搭建可供应用的数据系统。
2.2 从组织上来看，事业单位对档案信息化重视程度不均衡
主要是对信息化带来的效率提升和安全保障认识不充分，主要表现在：一是有的业务科室对档案信息化的认识还有待提升。没有认识到信息化建设对业务工作的推动作用。在系统软件的使用上，有的同志还不积极不主动，认为网络化办公是一种负担和累赘。二是技术支持还不够。有的单位软件研发队伍不健全，人员构成不稳定，保障机制不够完善。三是档案室因条件限制，难以给予充分技术指导，造成了有些问题难以及时解决。四是多面手人才严重不足。目前，既具备档案信息化技术，又善于钻研档案业务的人才较少，影响了工作效率。
2.3 从技能上看，档案信息安全受到冲击
档案安全是档案工作的底线和红线。信息技术的飞速发展，既为档案安全提供了安全外衣，但也面临着新技术的冲击。近年来，事业单位按照《文书类电子档案检测一般要求》《档案信息系统安全保护基本要求》等工作标准，在电子档案的检测和管理等方面积累了丰富的经验和做法。重要档案资料实行异地备份、异质管理、多套备份等形式。但是，近十年来，伴随大数据、互联网+、人工智能等技术全面渗透到机关事业单位信息化的全流程，智慧化管理成为档案信息化的现实指向，但是这些技术相较传统的网络通信数据库等比较成熟的技术，其安全性和稳定性显然还不够。这也正是近年来频频曝出大数据侵犯个人资料和隐私等问题的原因。档案的原始性、真实性决定其出现安全问题是不可挽回的损失。档案信息安全与数据隐私保护的威胁与日俱增，信息安全风险产生一系列的连锁反应。从档案的管理、利用、数字档案室的运营各环节都需要进行重塑或安全防护。物联网技术在事业单位机关档案管理中广泛应用于档案实体、建筑硬软件中，但是也面临着“信息安全”有关的挑战。主要是档案具有保密的属性，有些档案资源的利用有限度和要求，超出一定的范围和层次，可能会给部分群体和社会公众带来危害。因此，档案的保密性要求某些档案信息不能随意上网公开，需要分级利用、有序开放。
3 新时代事业单位档案信息化路径选择
档案信息化应用系统的使用最终将落实到综合档案管理机构，而对于档案室而言，只有不断完善信息基础设施，推广、普及、深化信息系统的使用。推进档案事业的信息化高质量发展，需要建立面向管理和服务的综合管理模式，走出一条符合事业单位发展实际、便于开发利用的特色信息化道路。档案信息化方案通过嵌入新技术新模式对档案资源进行重塑性的管理變革，实现档案收集、分类、整理、利用的管理模式，推动档案信息化事业的提质增效。
3.1 以文档一体化促数据整合
硬软件条件是信息化建设的基础工程，没有质的提升，信息化建设就处于低水平徘徊的处境。档案信息基础设施主要包括：交换机、路由器、高性能服务器、大容量存储和备份设备，以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等[3]。经过二十多年机关信息化建设的推进，大多数单位建设内部局域网，有的系统还建立自上而下的广域网。但是，应该看到，档案信息化建设还不均衡，地区和行业差距较大，有的单位还停留在传统的管理模式上。信息化的建设需要一定的投入，但是对机关办公效率的提升、数据的安全产生了质的变革，目前，应该从三个方面着手：一是档案资料的局域网与办公自动化同步建设。要把档案信息化纳入单位工作的总格局中，保持协调、同步发展。各单位在建设办公自动化系统的同时必须考虑文档一体化管理的要求。二是建设好档案网站。目前很多档案部门都建设了自己的档案网站，为档案网上利用提供方便。下一步需要加强网站栏目优化，更好提供精准服务。三是要有长远打算，要积极关注大数据、物联网等技术的发展，把建设数字档案馆作为未来的工作目标。
3.2 以专题数据库建设促公共服务
推广、普及、深化档案管理信息系统的应用，为信息化造“车”。除了应具备完善的软硬件基础设施的规范化管理和精细化使用外，还需要有先进、实用、可靠的档案管理软件系统和数据库存储系统，包括办公自动化系统和档案管理信息系统。以满足档案管理综合业务和局部业务需求的各种类型的档案管理系统是管理永久档案信息的软件载体。而办公自动化系统具有工具性，它主要是满足机关人员的业务处理的共性需求，是实现档案管理和业务信息交换、提供决策服务的数据纽带，将整个工作群体与工作内容进行有效链接。它与档案管理信息系统满足业务部门、业务人员办理业务的需求不同，与档案管理信息系统既相对独立又紧密联系，既分工负责又互为补充，是档案形成阶段的系统载体。归档过程就是将办公自动化系统中管理的数据迁移到档案管理系统中，因此，在信息系统建设和使用过程中应将这两大类系统区分开来。
“管理、决策和实施”是机关事业单位各项工作的开展流程，所有的工作流程和人员都是围绕这个展开的，各类的会议纪要、工作部署、通知文件都是决策和实施工作的依据和准绳。这就决定了这个环节需要大量实际档案数据的支持。因此，办公自动化系统的使用不能停留在利用网络收发电子文件的传统层次上，档案管理信息系统的使用也不能停留在仅仅是记载和查询档案目录信息。它们的使用功能不仅仅包括公文的流转、档案的收管存用、信息的发布、邮件的接收等基本的功能，还应该突出信息传输快捷、知识赋能、流程化管控、信息共享、协同办公等高级设置。要同步现代信息技术的应用成果和数据库建设，将档案信息系统的发展上升到大数据和智能化水平。
3.3 从信息管理向数据管理转变
推进档案管理现代化，为信息化提供制度化的便捷措施。通常比喻网络为“路”，数据库为“车”，信息为“货”，“路”因“车”的存在而具有实际价值，“车”因“货”的存在而具有实际意义，“货”因“路”和“车”的存在而能够发挥其作用，“路”“车”“货”的安全有序必须建立健全和严格执行“交通法规”——规章制度。信息基础设施是为信息化得到广泛推广而设置的，因此得到普遍的重视。信息化应用是指行业、单位内档案管理由软件管理系统来实现。
广义的档案管理应包含收集、鉴定、整理、组卷、利用等。档案信息化的最终目标是利用现代科技技术加强档案资源的快捷收集和安全保护，重新进行流程再造，更新传统档案管理的模式和方式，实现数据管理，从而提升档案管理水平，提高档案信息的价值和作用。规范、健全的信息化管理制度的制定与执行是档案信息化发展的催化剂，是实现档案现代化管理的必要手段。多年的经验告诉我们，依法管档的高素质档案工作者才是信息化、现代化管理的掌舵手。
3.4 以数字档案馆建设促数据共享
信息化建设成功的经验告诉我们，信息若无法共享使用，不能进行纵向、横向的业务交流，数据无法便捷提取的信息化是不适应现代办公要求的。这种模式打造的只能是单独的信息树，而不是整个数据森林，独立的信息孤岛为业务发展和数据整合制造障碍。实现信息管理和业务融合共享，为档案信息化提供可持续发展的环境是档案信息化建设的最终目的。一般来讲，综合集成系统将软硬件资源进行排列组合，打造成一体化的档案管理信息体系，形成相互贯通、信息共享、安全有效的有机整体。这个整体需要机关内部各相关主体的密切配合，也需要上级的服务要求和决策趋向有精准把握。在顶层应用的需求牵引下，在业务流程的总体框架内，综合集成软硬件、网络资源，为管理提供手段，为决策提供支持，更为整个行业或机构科学、高效运转，创造最大价值和效能提供信息化平台[4]。
参考文献
[1]龚瑛，李才庭，王滨.开展档案信息化建设的做法和体会[J].法制与社会，2011（07）：15.
[2]姜丽伟.开展档案信息化建设的做法和体会[J].办公室业务，2012（07）：05.
[3]王梅春.企业档案管理的网络信息化及其开发和利用[J].现代经济信息，2021（12）：08.
[4]郜翀，朱曼丽.在医院档案管理中整合档案资源的探索[J].兰台世界，2022（09）：16.
作者简介：宿铮（1989— ），硕士研究生学历，昌平实验室工程师，研究方向：档案数字化和档案利用。
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